Koszty prowadzenia działalności - KOSZTY WE WŁASNEJ FIRMIE

10 lipca 2020

Optymalizacja kosztów to jeden z kluczowych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej.
Ma to związek z płaceniem niższych podatków.

 

Często jednak nie jesteśmy pewni, co może być kosztem uzyskania przychodu firmy i czy taki koszt można odliczyć.

Art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że „Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.”

 

W ustawie niestety nie ma informacji, co dokładnie może być kosztem podatkowym. Przyjmuje się, że należą do nich koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, co do których przedsiębiorca jest w stanie wykazać bezpośredni związek z prowadzeniem działalności, a ich poniesienie wpływa na wielkość osiąganych zysków.

 

Najbardziej typowe koszty, ponoszone przez firmę w celu osiągnięcia przychodu to m. in.

 

  • Środki trwałe, czyli sprzęt komputerowy, tablety, telefony, maszyny, budynki, samochody i inne przedmioty, które będą wykorzystywane w prowadzeniu firmy,

  • Wartości niematerialne i prawne - m.in. licencje (np. oprogramowanie komputerowe), prawa autorskie, logotypy,

  • Czynsz i koszty związane z lokalem - czynsz za najem lokalu (biuro czy magazyn) lub częściowo czynsz za swoje mieszkanie, jeśli prowadzimy w nim firmę, wyposażenie lokalu, artykuły biurowe, abonament za telefon i Internet,

  • Koszty urzędowe związane z zakładaniem i prowadzeniem działalności gospodarczej np. koszty rejestracji firmy, opłaty skarbowe, pieczątki firmowa, zapłacone składki ZUS, opłaty pocztowe, usługi prawne i księgowe,

  • Zakupione towary do sprzedaży oraz materiały i półprodukty do wyrobu towarów,

  • Wyjazdy służbowe - jeśli mają związek z przychodami biznesu, czyli np. koszty delegacji takie jak hotele, diety, wydatki związane z przejazdami (samochody, bilety PKP i lotnicze, przejazdy taxi, itd.),

  • Szkolenia, kursy związane z rodzajem prowadzonej działalności,

  • Działania marketingowe i reklamowe mające służyć powiększeniu przychodów firmy np. plakaty, billboardy, ulotki, ogłoszenia, reklamy w socjal mediach, banery na stronach internetowych, pozycjonowanie stron w wyszukiwarkach internetowych

 

Mniej typowe koszty działalności gospodarczej, które można odliczyć, są zazwyczaj związane z konkretnym rodzajem działalności, czyli rodzajem sprzedawanych usług lub towarów, np.:

  • rowery – np. jeśli prowadzisz firmę kurierską, a rower jest środkiem transportu

  • ubrania – np. jeśli prowadzisz firmę eventową i zatrudniasz hostessy

  • okulary dla pracowników.

"Pani Agnieszka prowadzi firmę tłumaczeń. Firma zatrudnia 4 tłumaczy przysięgłych Każda z tych osób większość czasu spędza przed monitorem prawie 100 % czasu przeznaczonego na pracę. Jeden z tłumaczy przysięgłych – pan Tomek – ma problemy ze wzrokiem. Podczas wizyty u okulisty okazało się, że ma pogłębiającą się wadę wzroku. Okulista zalecił panu Tomkowi korzystanie z okularów podczas pracy przed monitorem. Po konsultacji z Panią Agnieszką – właścicielką firmy – pan Tomek dokonał zakupu okularów, poprosił o fakturę na firmę pani Agnieszki i otrzymał zwrot kosztów. W tym przypadku koszt okularów został odliczony i potraktowany jako koszt uzyskania przychodu".

 

Tu sytuacja jest związana z przepisami BHP. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, jeżeli pracownik spędza co najmniej połowę dobowego wymiaru godzinowego pracy przed monitorem, pracodawca powinien zapewnić mu okulary. Muszą jednak być spełnione przesłanki zdrowotne. Konieczna jest konsultacja pracownika z okulistą.

 

Należy także pamiętać o tym, że koszt powinien być prawidłowo udokumentowany.

Bez tego podatnik nie ma prawa obniżenia podatków - nawet jeśli wydatek był znaczący i bezpośrednio związany z uzyskanym przychodem.

 

W rozliczaniu kosztów pomocny będzie mOrganizer finansów, który pozwala na zbieranie faktury kosztowych w jednym miejscu w formie elektronicznej. Można zrobić zdjęcie fakturom telefonem i od razu udostępnić swojej księgowej/-emu. Można również otrzymaną fakturę mailową np. za wynajem biura i przesłać do mOrganizera finansów. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu a nie tracić czas na porządkowanie i szukanie faktur.

 

 

Polityka prywatności

Artykuły